DSGVO

Aufgrund der EU-Datenschutz-Grundverordnung die seit dem 25. Mai 2018 gilt, müssen personenbezogene Daten besonders geschützt werden.
Aus diesem Grund sollten die Daten für den Time-Organizer auf einem SQL Server gespeichert werden.
Die kostenlose "Express" Variante des SQL Server ist hierfür ausreichend.

Sollte Time-Organizer bei Ihnen noch nicht als SQL Server Version im Einsatz sein, wenden Sie sich bitte gerne an unseren Support.
Einige Funktionen werden in Zukunft nur noch in der SQL Server Version verfügbar sein (z.B. alle "neuen" Logdateien).

Bitte weisen Sie einem Mitarbeiter das Recht "3" bei Datenschutzbeauftragter zu.
Lassen Sie folgende Einstellungen in Time-Organizer vom Datenschutzbeauftragten vornehmen:

Allgemeine Einstellungen

Hinterlegen Sie in den Optionen, wer direkt aus Time-Organizer heraus die Fernwartung starten und Mitteilungen an den Time-Organizer Support versenden darf.

Daten löschen (Bewegungsdaten und Logdateien)

Aus Gründen des Datenschutzes kann es erforderlich sein, alte Bewegungsdaten aus Time-Organizer zu löschen.
Hinterlegen Sie, nach wie vielen Jahren Bewegungsdaten frühestens mit dem Assistenten aus Time-Organizer gelöscht werden dürfen.
Hinterlegen Sie ebenfalls, nach wie vielen Tagen Daten aus den einzelnen Logdateien frühestens mit dem Assistenten aus Time-Organizer gelöscht werden dürfen.
Das Löschen erfolgt mit dem neuen Assistenten zum Löschen der Daten. Weisen Sie den gewünschten Mitarbeitern für diesen neuen Programmpunkt dann bitte die Rechte zu.

Logdateien

In Time-Organizer gibt es nun die Möglichkeit, die Änderungen an personenbezogenen Daten zu protokollieren.
Bitte klären Sie vor Aktivierung der Logs die rechtlichen Voraussetzungen in Ihrem Unternehmen!

Die Logdateien können bei entsprechender Berechtigung in den jeweiligen Auswertungen unter Hilfsprogramme | Logs angezeigt werden.

Stammdaten Mitarbeiter

Wählen Sie in den Optionen die gewünschten (erlaubten) Erfassungsfelder für die Mitarbeiter Stammdaten aus. Bitte beachten Sie das Prinzip der "Datenminimierung" und lassen nur die Stammdatenfelder zu, die bei Ihnen auch wirklich benötigt werden.

Bitte starten Sie Time-Organizer nach Einstellung dieser Werte einmal neu.

Aufgrund der geforderten "Datenminimierung" sind bei Neuauslieferungen nicht mehr alle Erfassungsfelder automatisch verfügbar.
Bestandskunden können in den Optionen einstellen, welche Erfassungsfelder nicht benötigt werden und diese ausblenden. Die in der Datenbank gespeicherten Werte für die jetzt ausgeblendeten Felder bleiben erhalten, sind aber "unsichtbar".

Time-Organizer bietet nun die Möglichkeit, "alte" Daten bis zu einem Stichtag aus dem System zu löschen (z.B. alles älter als 5 Jahre soll gelöscht werden).
In diesem Assistenten können auch in den jetzt neu eingeführten Logdateien alte Daten gelöscht werden.
Die Löschfristen können für jede Logdatei einzeln definiert werden.

In Time-Organizer gibt es nun die Möglichkeit die Änderungen an personenbezogenen Daten zu protokollieren.
Bitte klären Sie vor Aktivierung der Logs die rechtlichen Voraussetzungen in Ihrem Unternehmen!

Viele Anwender haben die DSGVO zum Anlass genommen, die in Time-Organizer hinterlegten Rechte für die Mitarbeiter zu überprüfen.
Hierzu können Sie die Stammdaten aller Mitarbeiter ausdrucken und hier und hier spezielle Einstellungen für den Druck vornehmen.

In der Jahresübersicht der Urlaubskarten können nun ausgewählte Einträge verschleiert werden. Das bedeutet, dass nicht mehr der "echte" Eintrag (z.B. "K" für Krank) sondern nur noch ein grauer "Klotz" zu sehen ist.
Üblicherweise werden ALLE Abwesenheitskenner dann als zu "verschleiern" geschlüsselt. Es macht keinen Sinn, nur den Kenner Krank zu verschleiern.

Aus Datenschutzgründen wurden die Rechte "3" bei Nachrichteneingang und -ausgang abgeschafft. Es kann jetzt jeder Mitarbeiter nur seine eigenen Nachrichten sehen.
Es gibt keine Möglichkeit mehr, dass ein Mitarbeiter den Nachrichteneingang oder -ausgang von anderen Mitarbeitern ansehen kann.

Die Möglichkeit, Datenbanken direkt aus Time-Organizer heraus an unseren Support zu senden, ist aus datenschutzrechtlichen Gründen entfernt worden.
Bitte beachten Sie, dass beim manuellen Zusenden einer Datenbank Ihre E-Mail zwingend verschlüsselt gesendet werden muss!

Aus Gründen der Datensicherheit benötigt jeder Mitarbeiter ZWINGEND ein Kennwort im Time-Organizer!