Optionen Administrator, Zeiterfassung

Hier können Sie allgemeine Einstellungen für die Zeiterfassung vornehmen.

Diese Optionen sind für alle Mitarbeiter gültig.

Zum Anzeigen der allgemeinen Admin-Einstellungen benötigen Sie das Leserecht "3" für den Programmbereich "Optionen" und das Leserecht "3" für die Allgemeine Verwaltung.

Zum Ändern der allgemeinen Admin-Einstellungen benötigen Sie das Speicherrecht "3" für die Allgemeine Verwaltung.

Abbildung: Optionen Administrator, Zeiterfassung

Fehlerhinweis bei fehlenden Buchungen anzeigen

Soll für Tage, an denen keine Buchungen gefunden werden, ein entsprechender Hinweis ausgegeben werden?

Diese Option sollte normalerweise aktiviert sein. So können Sie sicherstellen, dass fehlende Tage "optisch" gut sichtbar dargestellt werden!

Hinweis bei fehlenden Buchungen ausgeben (dringend empfohlen!)

KEIN Hinweis bei fehlenden Buchungen ausgeben

'Abweichungen genehmigen' für normale Mitarbeiter sperren

Sie können für 'normale' Mitarbeiter die Felder Pausenkontrolle und Abweichungen genehmigen sperren.

So können diese Felder auch dann nicht bearbeitet werden, wenn der Mitarbeiter bei Rechte '1' für Zeiten Tageweise die Erlaubnis besitzt, dass eigene Zeitkonto zu pflegen.

Sperren

Mitarbeiter können für ihre eigenen Zeiten die Pausenkontrolle nicht ausschalten und auch keine Abweichungen genehmigen.

Nicht sperren

Mitarbeiter können für ihre eigenen Zeiten die Pausenkontrolle ausschalten und Abweichungen genehmigen.

Alternative Sollarbeitszeit bei Urlaubskarteneinträgen

Möchten Sie bei den Tagesplänen mit alternativen Sollarbeitszeiten für Urlaubskarteneinträge arbeiten?

Es soll die alternative Sollarbeitszeit bei Urlaubskarteneinträgen verwendet werden.

Für ausführliche Informationen zu dieser Einstellung schauen Sie bitte auch im Kapitel Tagespläne.

Es wird keine alternative Sollarbeitszeit berücksichtigt (für 99% der Anwender zutreffend).

Tagessaldo bei noch nicht freigegebenen Tagen anzeigen

Soll bei noch nicht freigegebenen Tagen trotzdem der Saldo (der Saldo und die IST-Summe des Tages) angezeigt werden?

Der Saldo wird dem Mitarbeiter bei "Zeiten Tageweise", und den Schnellerfassungen (Zeiten und Dienstreisen) angezeigt.

Der Saldo wird nicht angezeigt.

Mitarbeiter die diesen Tag freigeben dürfen, erhalten selbstverständlich trotzdem den Saldo angezeigt.

Minusstunden für fehlende Buchungen

Diese Einstellung ist für aktuelle Installationen nicht mehr verfügbar.
Hierüber konnte das Anrechnen von Minusstunden bei fehlenden Tagen Systemweit ausgeschaltet werden (was heutzutage eine riesige Sicherheitslücke darstellt).

Hier klicken um Texte ein-/ausblendenBeschreibung der ursprünglichen Funktion

Sollen für Tage, an denen keine Buchungen gefunden werden, die regulären Sollstunden für diesen Tag abgezogen werden?

Diese Option sollte normalerweise aktiviert sein. So können Sie sicherstellen, dass die Mitarbeiter die An- und Abmeldungen sorgfältig durchführen.

Wird diese Option deaktiviert, könnten sich Mitarbeiter um Minusstunden "drücken", indem sich der Mitarbeiter an Tagen mit zu kurzer Arbeitszeit (z.B. nur 6:00 Std. statt 8:00 Std.) einfach nicht anmeldet. Das System kann dann die Zeiten nicht erkennen. Wird die Option aktiviert, würde der Mitarbeiter für diesen Tag seine Sollarbeitszeit (z.B. 8:00 Std.) abgezogen bekommen und sich daraufhin im Personalbüro melden, um die "vergessene" Buchung nachtragen zu lassen (dies passiert Erfahrungsgemäß pro Mitarbeiter maximal einmal).

Tage mit Minusstunden berechnen (Standardeinstellung)

Tage mit Minusstunden ignorieren (nicht zu empfehlen, viel Vertrauen zu den Mitarbeitern)

Diese Option sollte nur EINMALIG gesetzt und danach NICHT wieder geändert werden. Dies ist eine ALLGEMEINE Einstellung, deren nachträgliche Änderung zu einer Neuberechnung der vorhandenen Zeiten führt und somit evtl. zu verfälschten Daten führen kann!

Nach Änderung dieser Option wird ein Monatsabschluss für den ersten Monat des Programmeinsatzes der Zeiterfassung für ALLE Mitarbeiter durchgeführt!
Nur so ist sichergestellt, dass diese Option auch wirklich korrekt berücksichtigt wird.

Noch einmal der Hinweis, dass Sie genau überlegen und Wissen, was diese Einstellung bewirkt.
Durch unüberlegtes nachträgliches Ändern dieser Einstellung können Unstimmigkeiten in den Zeitkonten entstehen!

Nur Tage mit Buchungen als Anwesenheitstage zählen

Wählen Sie aus, wann ein Tag als Anwesenheitstag gelten soll.

Ein Tag wird nur als Anwesenheitstag gezählt, wenn es Buchungen an dem Tag gibt. Hat der Mitarbeiter keine Stempelzeiten an dem Tag, ist es kein Anwesenheitstag.

Ein Tag wird als Anwesenheitstag gezählt, wenn es Buchungen an dem Tag gibt oder manuelle Korrekturen an dem Tag eingetragen wurden.
(Diese Variante macht nur in sehr seltenen Einsatzfällen Sinn)

 

Der Unterschied sind also die manuellen Korrekturen (aber nur bei Tagen OHNE Stempelzeiten).

In den folgenden Auswertungen werden Anwesenheitstage ermittelt:

•Zeiten Monatsweise

•Steuerberaterliste

•Mitarbeiterwerte

•Mitarbeiterzeiten

•Abteilungssummen

Monatsabschluss: Check auf Fehltage und unvollständige Buchungen

Beim Monatsabschluss wird automatisch auf unvollständige bzw. fehlende Buchungen geprüft.

Soll dieser Check immer nur bis zum letzten Tag des vergangenen Monats oder bis 'GESTERN' erfolgen?

Check erfolgt bis zum letzten Tag des vorherigen Monats

Beispiel:
Am 5.Juni wird der Monatsabschluss durchgeführt. Die Buchungen werden nur bis zum 31.Mai auf unvollständige bzw. fehlende Tage überprüft.

Check erfolgt bis 'GESTERN'

Beispiel:
Am 5.Juni wird der Monatsabschluss durchgeführt. Die Buchungen werden bis zum 4.Juni auf unvollständige bzw. fehlende Tage überprüft.

Erinnerung zur Übernahme der Auftragszeiten anzeigen

Sie können die Zeiten aus der Auftragsverwaltung beim Monatsabschluss automatisch auch als Arbeitszeiten für die "normale" Zeiterfassung eintragen lassen.
Dies wird allerdings nur für Mitarbeiter ausgeführt, die auch an der Auftragsverwaltung teilnehmen und die erforderlichen Rechte besitzen.

Dies ist nur dann sinnvoll, wenn die Mitarbeiter sich nicht an der "normalen" Zeiterfassung an- und abmelden, sondern die Zeiten ausschließlich und nur in der Auftrags- und Projekterfassung eingetragen werden!

Beim Monatsabschluss soll eine Erinnerung für die Übernahme der Zeiten angezeigt werden.
Wenn Sie die Einstellung "Keine Hinweismeldung anzeigen" aktivieren, wird die erste Sicherheitsnachfrage zum Übernehmen der Auftragszeiten nicht angezeigt.

Achtung:

Die Übernahme überschreibt dann evtl. vorhandene Tagesbuchungen, so dass eine "normale" Buchungserfassung für die Zeiterfassung nicht erfolgen kann!

Sie sollten bei Aktivierung dieser Einstellung ganz genau wissen, was Sie hier einstellen!

Es wird keine Erinnerung angezeigt.
Wenn die Auftragszeiten übergeben werden sollen, muss dies gezielt ausgewählt werden.

 

Bitte beachten Sie, dass dieser Programmpunkt aus Sicherheitsgründen nicht standardmäßig freigeschaltet ist!
Wenn Sie mit dieser Funktion arbeiten möchten, wenden Sie sich bitte an unseren Support, damit dieses Modul freigeschaltet wird.

Erinnerung zum Setzen der Datensperre

Nach einem Monatsabschluss kann automatisch ein Fenster erscheinen, in dem Sie das Sperrdatum für die Datensperre setzen können.

Erinnerung aktivieren.

Erinnerung nicht aktivieren.

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Stand: 10.04.2024 06:40

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