Stammdaten Mitarbeiter, Zeiterfassung

Hier werden die für die Zeiterfassung relevanten Daten erfasst.

Abbildung: Stammdaten Mitarbeiter, Zeiterfassung

Teilnahme an der Zeiterfassung

Bestimmte Mitarbeiter können von der Teilnahme an der Zeiterfassung ausgenommen werden (z.B. Chef). Für diese Mitarbeiter werden KEINE Zeitkonten geführt.

Der Mitarbeiter nimmt an der Zeiterfassung teil

Der Mitarbeiter nimmt nicht an der Zeiterfassung teil

Bei Neuanlagen wird die in den Optionen hinterlegte Standardeinstellung vorbesetzt

Teilnahme seit

Datum, ab wann die Zeiterfassung für diesen Mitarbeiter geführt wird. Dieses Datum muss nach Beschäftigt seit liegen.

Beim Zurückblättern (tageweise oder monatsweise) können keine Daten vor diesem Datum aufgerufen werden. Der Monatsabschluss kann ebenfalls nur für Monate ab diesem Datum durchgeführt werden.

Dieses Feld ist normalerweise für eine nachträgliche Bearbeitung gesperrt!
Dieses Datum sollte nur EINMAL bei der Neuanlage des Mitarbeiters mit dem Datum der erstmaligen Teilnahme an der Zeiterfassung besetzt werden!
Wenn das Datum wirklich verändert werden muss, können Sie dieses Feld durch einen Klick auf das Schloss freigeben.

Bitte beachten Sie, dass eine nachträgliche Änderung des Datums die Berechnungen der Zeitkonten stark beeinflusst und eine Neuberechnung der Zeitkonten zur Folge hat!

Nach dieser Neuberechnung stimmen meistens die Zeitkonten (Salden) nicht mehr, da für den "neuen" Zeitraum keine Buchungen vorliegen und diese Tage alle mit -8:00 Stunden berechnet werden und somit die Vorträge hohe Minuswerte aufweisen!

Teilnahme bis

Bis wann nimmt der Mitarbeiter an der Zeiterfassung teil. Dieses Datum muss vor Beschäftigt bis liegen.

Arbeitszeitmodell

Hinterlegen Sie das für diesen Mitarbeiter anzuwendende Arbeitszeitmodell (Gleitzeitmodell).

Sollten Sie noch nicht mit der Anlage von Arbeitszeitmodellen vertraut sein, lesen Sie bitte die Hinweise für die Ersteinrichtung.

Bei der Neuanlage eines Mitarbeiters wird dieses Feld automatisch besetzt. Der Standardwert wird aus der Abteilung des Mitarbeiters entnommen (dort ist das Standard Arbeitszeitmodell hinterlegt). Bei nachträglichen Änderungen der Abteilungszugehörigkeit wird beim Speichern des Mitarbeiters evtl. gefragt, ob das Arbeitszeitmodell auf das Standardmodell der neuen Abteilung angepasst werden soll.

Sofern Sie die entsprechenden Rechte für Stammdaten Arbeitszeitmodelle besitzen, können Sie mit dem Symbol das ausgewählte Arbeitszeitmodell direkt öffnen.

Um in der Auswahlbox alle verfügbaren Arbeitszeitmodelle sehen zu können, müssen Sie mindestens über das Speicherrecht "2" für Stammdaten Mitarbeiter verfügen.

Dieses Feld wird datumsabhängig gespeichert.

Pausenkontrolle

Es können SÄMTLICHE Pausenregelungen durch dieses Feld für diesen Mitarbeiter außer Kraft gesetzt werden. Dies ist z.B. für die Halbtagskräfte (obwohl auch hier normalerweise die gesetzlichen Pausenvorschriften eingehalten werden müssen) oder die leitenden Angestellten sinnvoll. Die Pausenzeiten werden dann NUR anhand der An-/Abmeldezeiten ermittelt. Eine Prüfung auf Einhaltung der Mindestpausenlänge erfolgt NICHT!

Dieses Feld sollte normalerweise immer aktiviert sein!

Die Pausenkontrolle ist aktiviert.

Die Einhaltung der Pausenzeiten wird überprüft. Als Grundlage gilt der am jeweiligen Tag gültige Tagesplan.

Die Pausenkontrolle ist deaktiviert.

Es werden nur die laut An- und Abmeldung ermittelten Pausenzeiten berücksichtigt!

Arbeitszeitkontrolle

Sollen Zeiten, die außerhalb des definierten Arbeitszeitrahmens liegen, automatisch gestrichen werden? Hier wird als Standardeinstellung (bei Neuanlagen) die Einstellung aus dem Arbeitszeitmodell übernommen.

Beispiel: Arbeitszeit (bzw. Gleitzeit morgens) beginnt um 7:00 Uhr, Mitarbeiter meldet sich um 6:00 Uhr an

Die Zeit wird erst ab 7:00 Uhr (dem definierten Arbeitsbeginn) gerechnet

Die Zeit wird ab 6:00 Uhr gerechnet (die Zeit wird voll angerechnet)

Eigenes Zeitkonto pflegen

Soll der Mitarbeiter, auch wenn er nur eingeschränkte Rechte (Speicherrecht "1" oder "2") hat, trotzdem seine eigenen Zeiten pflegen dürfen?

Dieses Feld muss auch für Mitarbeiter mit einem Speicherrecht "2" oder "3" für Ausgabe Tageweise aktiviert werden, wenn diese Mitarbeiter die eigenen Zeiten pflegen sollen.

Dieses Feld sollte normalerweise immer deaktiviert sein!
Aktivieren Sie diese Einstellung nur, wenn Sie einem Mitarbeiter wirklich das Pflegen der eigenen Zeiten ermöglichen möchten.

Der Mitarbeiter darf sein Zeitkonto selbst pflegen.

Es können sämtliche Änderungen an den Tagesdaten vorgenommen werden!
Bitte beachten Sie, dass zusätzlich das Speicherrecht für Stammdaten Mitarbeiter benötigt wird!

Der Mitarbeiter darf sein Zeitkonto nicht selbst pflegen.

Dies sollte der "Normalfall" sein. So können Manipulationen an den eigenen Zeitkonten durch Mitarbeiter ausgeschlossen werden.

 

für xx Tage rückwirkend

Diese Auswahl ist nur aktiv, wenn ein Mitarbeiter sein Zeitkonto selber pflegen darf. Sie können so als Einschränkung hinterlegen, dass der Mitarbeiter nur die Zeiten für die letzten paar Tage bearbeiten darf (z.B. nur die letzten drei Tage oder immer nur für HEUTE, wenn Sie eine "0" eingeben).
Geben Sie "9999" ein, wenn Sie keine Beschränkung der Tage hinterlegen möchten.

So können z.B. Außendienstmitarbeiter abends Ihre Aufträge und Tätigkeiten erfassen, aber nichts an älteren Daten verändern.

Schauen Sie sich bitte auch in den Optionen die Einstellung Abweichungen genehmigen für normale Mitarbeiter sperren an.

Zeiten sperren

Wenn die Mitarbeiter das eigene Zeitkonto bearbeiten dürfen, können Sie hier hinterlegen, dass die Zeiten erst nach Prüfung (Genehmigung) durch den Vorgesetzten freigegeben werden.

Dies gilt auch für Mitarbeiter mit Rechten "2" (Abteilungsleiter) und Rechten "3" (Administrator)!

Der Vorgesetzte muss die Zeiten erst noch freigeben.

Sämtliche an den Tagesdaten vorgenommen Änderungen werden gleich als gültig anerkannt (sofern nicht andere Vorgaben verletzt werden).

Diese Auswahl ist nur möglich, wenn die Einstellung "Eigenes Zeitkonto pflegen" aktiviert wurde!

Abweichungen sperren

Wenn die Mitarbeiter das eigene Zeitkonto bearbeiten dürfen, können Sie hier hinterlegen, dass die Zeiten beim erstmaligen manuellen Erfassen nicht gesperrt werden, sofern die Vorgaben aus dem Tagesplan eingehalten werden. Bei einer weiteren manuellen Änderung werden die Zeiten dann gesperrt.

Dies gilt auch für Mitarbeiter mit Rechten "2" (Abteilungsleiter) und Rechten "3" (Administrator)!

Diese Auswahl ist nur möglich, wenn die Einstellung "Eigenes Zeitkonto pflegen" aktiviert wurde!

Erweiterte Sperrlogik für diesen Mitarbeiter benutzen. Die Zeiten werden nicht angerechnet, wenn sie nicht den Vorgaben aus dem Tagesplan entsprechen.

Die Zeiten werden ganz normal angerechnet.

Diese Einstellung dürfte nur für die allerwenigsten Anwender wirklich interessant sein. Sie setzt einiges an Vertrauen in die Mitarbeiter voraus, da bei dieser Einstellung theoretisch falsche (manuelle) Eingaben vom Mitarbeiter eingetragen werden können, die dann als OK gewertet werden.

Sinn und Zweck dieser Einstellung ist es, Mitarbeitern die z.B. viel unterwegs auf Reisen sind, relativ einfach zu ermöglichen die eigenen Zeiten nachzutragen. Sofern diese Zeiten dann innerhalb des vom jeweils gültigen Tagesplan vorgegebenen Zeitraums liegen, wird der Tag als OK gespeichert. Sind Abweichungen vorhanden (z.B. Arbeitszeitende um 23:00 Uhr) wird der Tag als gesperrt gekennzeichnet und muss vom Vorgesetzten freigegeben werden. Eine weitere "Korrektur" der Zeiten an einem Tag hat das automatische Sperren der Zeiten zur Folge. So sollen Manipulationen verhindert werden.

Änderungen kennzeichnen

Wenn der Mitarbeiter das eigene Zeitkonto bearbeiten darf, können Sie hier hinterlegen, dass der Tag bei manuellen Änderungen automatisch farblich gekennzeichnet wird.

Dies gilt auch für Mitarbeiter mit Rechten "2" (Abteilungsleiter) und Rechten "3" (Administrator)!

So können manuell erfasste Zeiten jederzeit schnell erkannt werden.

Auf Wunsch kann ein Vorgesetzter die Kennzeichnung entweder löschen/entfernen oder auf den Status "Änderung OK" setzen.

Kennzeichnung bei manuellen Änderungen aktivieren.

Keine Kennzeichnung bei manuellen Änderungen.

Diese Auswahl ist nur möglich, wenn die Einstellung "Eigenes Zeitkonto pflegen" aktiviert wurde!

Transponder Nr.

Wenn Sie die Erfassung der Zeiten über Erfassungsgeräte vornehmen, hinterlegen Sie hier bitte die Nummer des Transponders den der Mitarbeiter für die An- und Abmeldungen benutzt. Während der manuellen Erfassung der Kartennummer wird Ihnen hinter dem Feld die bereits eingegebene Länge der Nummer als Erfassungshilfe angezeigt.

Sollte diese Nummer auch Buchstaben beinhalten, brauchen Sie nicht auf Groß-/Kleinschreibung zu achten.
Bei Buchstaben gibt es üblicherweise nur die Buchstaben von A - F. im Zweifelsfall ist es also eine "0" (Null) und kein "O".

Sofern Sie ein Lesegerät am PC angeschlossen haben, können Sie die Nummern auch mit der Schaltfläche direkt aus dem Transponder auslesen.

Bitte beachten Sie, dass bei Einsatz der Terminals mit Netzwerkanschluss die Transpondernummer nicht sofort im Terminal verfügbar ist!
Die Übertragung der Transpondernummer erfolgt üblicherweise alle 60 Minuten, spätestens aber beim nächtlichen Abgleich der Mitarbeiterstammdaten (sofern das Programm TO-Trans in Nacht auch läuft).

Wegezeit

Sie können für die Anmeldung zusätzliche Wegezeiten berücksichtigen.
Sie können hier die gewünschte Korrekturzeit (Wegezeit) für den ausgewählten Mitarbeiter hinterlegen.

Wenn Sie mit Wegezeiten arbeiten möchten, aktivieren Sie bitte die entsprechende Einstellung in den Optionen.

Weboberfläche

Soll dieser Mitarbeiter die Weboberfläche benutzen dürfen?

Ja, Weboberfläche nutzen

Nein, Weboberfläche nicht nutzen

Arbeitszeiten

Hier sehen Sie noch einmal die im ausgewählten Arbeitszeitmodell hinterlegten täglichen Arbeitszeiten:

Die tägliche Arbeitszeit wurde durch das Arbeitszeitmodell und die darin enthaltenen Tagespläne definiert. Auf dem Bildschirm werden die täglichen Soll-Arbeitsstunden noch einmal ausgegeben. Dies hat jedoch nur informativen Charakter.

Die täglichen Soll-Arbeitsstunden können hier NICHT direkt geändert werden!

Die Stunden werden aus den Tagesplänen übernommen. Änderungen sind also bei den Tagesplänen vorzunehmen.

Sofern der Mitarbeiter ein Arbeitszeitmodell mit fester monatlicher Arbeitszeit (wird nur bei sehr wenigen Anwendern der Fall sein) benutzt, sehen Sie ebenfalls die monatliche Arbeitszeit.

 


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Stand: 01.12.2020 06:31

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Aktuelle Seite  https://www.Zeiterfassung-Software.de/hilfe/stammdaten_mitarbeiter_zeiterfassung.htm

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