Hier werden die allgemeinen Grundangaben für die Mitarbeiter erfasst.

Abbildung: Stammdaten Mitarbeiter, Grundangaben

Mitarbeiternummer

Jeder Mitarbeiter besitzt eine eindeutige Mitarbeiternummer, über die im Time-Organizer auf den Mitarbeiter zugegriffen werden kann. Diese Mitarbeiternummer darf nur aus Zahlen bestehen und ist maximal 9 Stellen lang.

Im Gegensatz zu vielen anderen Systemen, kann die Mitarbeiternummer auf Wunsch auch geändert werden!

Bei einer Neuanlage erhalten Sie durch einen Klick auf das Auswahlsymbol eine Liste mit einigen freien Nummern. Sie können so bequem eine freie Mitarbeiternummer auswählen.

Kurzname

Für jeden Mitarbeiter wird ein eindeutiger Kurzname hinterlegt. Dieser Kurzname wird in den meisten Listen angezeigt. Auch über diesen Kurznamen kann auf den Mitarbeiter zugegriffen werden.

Personalnummer

Sie können für jeden Mitarbeiter zusätzlich noch eine Personalnummer hinterlegen. Diese Personalnummer hat rein informativen Charakter und muss nicht zwingend hinterlegt werden. Die Personalnummer wird bei den Auswertungen mit angezeigt und ausgedruckt, sofern sie hinterlegt ist.

Sofern Sie das Zusatzprogramm "TomTom Import" einsetzen, ist dies die Mitarbeiternummer mit der ein Abgleich bei TomTom erfolgt.

Anrede

Wählen Sie aus dem Auswahlfeld die entsprechende Anrede (Herr oder Frau).

Bei Neuanlagen wird die in den Optionen hinterlegte Standardeinstellung vorbesetzt.

Nachname

Geben Sie den Nachnamen des Mitarbeiters ein.

Vorname

Geben Sie den Vornamen des Mitarbeiters ein.

Arbeitsstätte in (Land)

Hinterlegen Sie hier das Land der Arbeitsstätte.

Dies wird für die Berechnung der bundeslandspezifischen Feiertage benötigt.

Wählen Sie das entsprechende Land aus dem Auswahlfeld aus.

Bei Neuanlagen wird das in den "Firmen Stammdaten" hinterlegte Land als Standardeinstellung vorbesetzt.

Dieses Feld wird datumsabhängig gespeichert.

Bundesland der Arbeitsstätte

Hinterlegen Sie hier das Bundesland der Arbeitsstätte.

Dies wird für die bundeslandspezifische Berechnung der Feiertage benötigt.

Wählen Sie das entsprechende Bundesland aus dem Auswahlfeld aus.

Bei Neuanlagen wird das in den "Firmen Stammdaten" hinterlegte Bundesland als Standardeinstellung vorbesetzt.

Dieses Feld wird datumsabhängig gespeichert.

Geburtsdatum

Geben Sie das Geburtsdatum des Mitarbeiters ein.
Das Geburtsdatum wird an folgende Programmfunktionen benötigt:

•Berechnung Urlaubsanspruch
Anhand des Lebensalters wird oftmals der Urlaubsanspruch berechnet wird. Hierfür ist mindestens das Geburtsjahr erforderlich. Sie könnten also aus Datenschutzgründen das Geburtsdatum immer auf den 01.01.Geburtsjahr setzen.

•Geburtstagsliste
Wenn Sie mit der Geburtstagsliste arbeiten möchten, ist die Angabe des Korrekten Tag und Monat erforderlich. Das Jahr können Sie (wenn nicht für Urlaubsberechnung benötigt) aus Datenschutzgründen immer auf ein festes Jahr setzen (z.B. immer auf 1900).

Beschäftigt seit

Geben Sie ein, seit wann der Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen beschäftigt ist.

Frühestens ab diesem Datum kann sich der Mitarbeiter im Time-Organizer anmelden. Erfassungen für die Zeiterfassung und Urlaubsverwaltung sind frühestens ab diesem Datum möglich.

Für die Urlaubsverwaltung wird dieses Feld für die Berechnung des (evtl.) Zusatzurlaubs ausgewertet.

Dieses Feld ist normalerweise für eine nachträgliche Bearbeitung gesperrt!
Dieses Datum sollte nur EINMAL bei der Neuanlage des Mitarbeiters mit dem tatsächlichen Eintrittsdatum besetzt werden!
Wenn das Datum wirklich verändert werden muss, können Sie dieses Feld durch einen Klick auf das Schloss freigeben.

Bitte beachten Sie, dass eine nachträgliche Änderung des Datums die Berechnungen der Zeit- und Urlaubskonten stark beeinflusst und eine Neuberechnung der Zeit- und Urlaubskonten zur Folge hat!

Beschäftigt bis

Geben Sie ein, bis wann der Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen beschäftigt ist. Dieses Feld enthält als Standarddatum den 31.12.2199. Sie brauchen hier nur für bereits ausgeschiedene Mitarbeiter oder Mitarbeiter, deren Austrittsdatum bereits bekannt ist, dass entsprechende Datum zu hinterlegen. Bitte beachten Sie, dass keine Eingaben vor dem 01.01.2000 akzeptiert werden. Es können also keine Mitarbeiter verwaltet werden, die bereits vor dem Jahr 2000 nicht mehr beschäftigt waren!

Maximal bis zu diesem Datum kann sich der Mitarbeiter im Time-Organizer anmelden. Erfassungen für die Zeiterfassung und Urlaubsverwaltung sind ebenfalls nur bis maximal zu diesem Datum möglich.

Aus Sicherheitsgründen darf der angemeldete Benutzer diesen Wert bei sich selbst nicht verändern.

Abteilung/Team

In welcher Abteilung arbeitet dieser Mitarbeiter?

Anhand dieser Zuordnung können Abteilungsleiter alle Mitarbeiter Ihrer Abteilung bearbeiten.

Sofern Sie die entsprechenden Rechte für Stammdaten Abteilungen besitzen, können Sie mit dem Symbol die ausgewählte Abteilung direkt öffnen.

Bei der Neuanlage eines Mitarbeiters werden automatisch die Felder "Standard Arbeitszeitmodell" und "Standard Urlaubsmodell" aus den Stammdaten der Abteilung berücksichtigt und übernommen. Sollten als Standardeinstellungen andere Modelle als die zurzeit beim Mitarbeiter hinterlegten geschlüsselt sein, erfolgt beim Speichern eine Nachfrage ob das Arbeitszeitmodell bzw. das Urlaubsmodell automatisch angepasst werden soll. Bei einer späteren Änderung der Abteilung wird ebenfalls auf das evtl. anzupassende Arbeitszeit- bzw. Urlaubsmodell hingewiesen.

Dieses Feld wird datumsabhängig gespeichert.

Die Abteilungszuordnung können aus Sicherheitsgründen nur mit einem Speicherrecht "3" für Stammdaten Mitarbeiter bearbeitet werden!

Zusätzlich Abteilungsleiter für

Diese Einstellung ist nur für Mitarbeiter relevant, die als Abteilungsleiter geschlüsselt sind.

Sie können einem Abteilungsleiter so auch Zugriff auf Daten von Mitarbeitern gewähren, die nicht zur gleichen Abteilung (wie der Abteilungsleiter selbst) gehören. Ein Abteilungsleiter könnte dann für mehrere Abteilungen zuständig sein und die Daten von seinen Abteilungen einsehen und pflegen. Lernvideo

Die Abteilungszugehörigkeiten können aus Sicherheitsgründen nur mit einem Speicherrecht "3" für Stammdaten Mitarbeiter bearbeitet werden!

 

Markieren Sie in der Liste alle Abteilungen, für die der Mitarbeiter ebenfalls berechtigt sein soll sich Daten anschauen zu dürfen. Die Zahl hinter den Abteilungen zeigt die Anzahl der dieser Abteilung zugeordneten Mitarbeiter an.

Die Hauptabteilung, die in der oberen Auswahlbox eingestellt wurde, erscheint in der unteren Liste grau hinterlegt und ist durchgestrichen. Diese Abteilung braucht dem Mitarbeiter ja nicht noch einmal als zusätzliche Abteilung zugewiesen werden.

Wenn Sie lange Abteilungsbezeichnungen vergeben haben, können Sie das Stammdatenfenster breiter ziehen und anschließend mit dem "Splitter" zwischen den beiden Rahmenlinien die Breite auf der rechten Seite verändern. So können Sie die rechte Seite breiter ziehen.

Mit dem Symbol können Sie eine temporäre Filterzeile einblenden. Wenn Sie z.B. verschiedene Standorte haben und die Abteilungen dann jeweils den Ortsnamen enthalten, könnten Sie nach dem Ortsnamen filtern um schnell alle Abteilungen von diesem Standort angezeigt zu bekommen. So geht das Zuweisen der Abteilungen für einen Abteilungsleiter dann sehr schnell.

 

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Stand: 25.02.2021 20:18

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Aktuelle Seite  https://www.Zeiterfassung-Software.de/hilfe/stammdaten_mitarbeiter_grundangaben.htm

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