Schichtplaner, Schichtplaner Assistent

Hierzu müssen einige Vorbereitungen (Stammdaten) erfasst und hinterlegt werden:

Arbeitszeitmodelle

Schichten

Mitarbeiter Schichtmodelle

Schichten eintragen mit dem "Schichtplaner Assistent"

Wählen Sie die gewünschten Mitarbeiter aus, für die mit dem Assistenten die Schichten eingetragen werden sollen. Dazu blenden Sie bitte alle nicht gewünschten Mitarbeiter über die Filterfunktionen aus.
Dies kann abteilungsweise erfolgen oder aber auch durch das Filtern nach "Schlüsselwörtern" geschehen.

Wie kann ich filtern?

Schnellfilter in der Symbolleiste Mit dem Schnellfilter (das Eingabefeld in der Symbolleiste) können Sie alle Textspalten in der Liste sehr schnell filtern und die angezeigte Datenmenge somit einschränken bzw. reduzieren. Durch Eingabe eines Schnellfilters werden die "Spaltenfilter" zurückgesetzt. Geben Sie den gewünschten/gesuchten Text (oder ein "Bruchstück" davon) ein und es werden nur noch die Zeilen angezeigt, die diesen Text enthalten. •Mit "^ein" werden nur Texte gefunden, die mit "ein" beginnen. •Mit "ein^" werden nur Texte gefunden, die mit "ein" enden. •Mit "^ein^" werden nur Texte gefunden, die exakt dem Wort "ein" entsprechen.   Mit STRG + Q können Sie per Tastatur in den Schnellfilter springen. Sie können zusätzlich einstellen, ob Sie alle Spalten (also auch nicht sichtbare) beim Filtern berücksichtigen möchten oder ob nur die angezeigten Spalten berücksichtigt werden sollen. Wenn dieses Symbol in der Symbolleiste angezeigt wird, werden alle Spalten beim Filtern berücksichtigt. Wenn dieses Symbol in der Symbolleiste angezeigt wird, werden nur die sichtbaren Spalten beim Filtern berücksichtigt. Durch einen Klick auf das Symbol in der Symbolleiste, können Sie zwischen den beiden Varianten wechseln/umschalten. Spaltenfilter in jeder Spalte Klicken Sie mit der rechten Maustaste in die Kopfzeile der gewünschten Spalte und wählen aus dem Kontextmenü "In dieser Spalte filtern". Es öffnet sich folgendes Auswahlfenster: Wählen Sie nun die gewünschten Werte aus, die weiterhin angezeigt werden sollen. Wenn Sie hier einen Filter auswählen, wir der ggfs. im Schnellfilter hinterlegte Filter deaktiviert.

Für alle sichtbaren Mitarbeiter wird der Assistent versuchen, Schichten einzutragen. Evtl. wird für einige Mitarbeiter nichts oder nur "teilweise" etwas eingetragen. Dies kann folgende Gründe haben:

•Für den Mitarbeiter sind keine Schichtmodelle hinterlegt

•Für den Mitarbeiter verfügen Sie nicht über die Berechtigung Einträge vornehmen zu dürfen (z.B. Lesen "3" und Speichern "2")

•Der Mitarbeiter nimmt in dem Zeitraum nicht an der Zeiterfassung teil (dann sollten allerdings auch "graue" Einträge im Schichtplaner sichtbar sein)

•Bei dem Mitarbeiter ist für einige Zeiträume im Schichtmodell die Zuordnung "kein Schichtdienst" hinterlegt (für diese Zeiträume erfolgt keine Eintragung, evtl. bereits vorhandene Einträge bleiben aber bestehen)

Um den Schichtplaner Assistenten aufzurufen, wählen Sie bitte in der Symbolleiste des Schichtplaners das Symbol aus.
Sollte das Symbol nicht aktiviert sein, verfügen Sie nicht über die erforderliche Rechte um den Schichtplaner Assistenten aufzurufen.

Es erscheint folgende Eingabemaske des Schichtplaner Assistenten:

Hinterlegen Sie den Zeitraum, für den der Assistent die Schichten eintragen soll.
Wählen Sie die OK Schaltfläche um zum nächsten Schritt zu gelangen.
Es erscheint zur Kontrolle ein Hinweisfenster, in dem Sie die Angaben noch einmal überprüfen können.

Prüfen Sie die folgenden Angaben:

•Anzahl Mitarbeiter

•Zeitraum

Sofern alles korrekt ist, wählen Sie "Ja" und die Eintragungen erfolgen.

Sollten Sie direkt nach dem Eintragen feststellen, dass Sie einen falschen Zeitraum oder falsche Mitarbeiter ausgewählt hatten, können Sie den kompletten Eintrag mit dem Symbol rückgängig machen. Dies geht allerdings nur, sofern der Schichtplaner nicht bereits geschlossen wurde.