Stammdaten Abteilungen, Grundangaben
Inhalt
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Diese Version von Time-Organizer wird nicht mehr weiterentwickelt! Seit Oktober 2015 gibt es eine komplett neu entwickelte Version vom Time-Organizer. Sofern Sie noch die "alte" Version (Version 15.xx oder älter) einsetzen, wenden Sie sich bitte an unseren Support um ein Update auf die aktuelle Version einzuspielen. In dieser veralteten Version sind keine Fehlerbereinigungen mehr möglich! Die Beschreibung der aktuellen Version können Sie sich hier anschauen. |
Das Wort Abteilung kann im Sinne dieses Programms auch als Team, Praxis oder Partner verstanden werden.
Über die Erfassung von Abteilungen können Sie Mitarbeiter zu Gruppen zusammenfassen. Somit können Sie abteilungsbezogene Auswertungen abrufen.
Ein weiterer Vorteil der Abteilungen ist es, dass der Leiter einer Mitarbeitergruppe (Abteilungsleiter) zwar auf die Zeitkonten der seiner Abteilung zugeordneten Mitarbeiter zugreifen kann, nicht jedoch auf die der weiteren Mitarbeiter. Ein Abteilungsleiter kann auch für mehrere Abteilungen zuständig sein. 
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Die Bedeutung der Symbole in der Menüleiste wird jeweils durch einen Tooltip während des Programmablaufs erklärt!
Bezeichnung
Für jede Abteilung wird eine eindeutige Bezeichnung hinterlegt. Diese Bezeichnung wird in den Listen angezeigt. Über diese Bezeichnung kann auf die Abteilungen zugegriffen werden.
Gültig bis
Bis zu diesem Datum zählt diese Abteilung als aktuelle Abteilung und kann den Mitarbeitern zugeordnet werden.
Sie können hier ein Standard Arbeitszeitmodell für diese Abteilung hinterlegen. Bei der Neuanlage von Mitarbeitern wird dieses Modell dann automatisch vorgeschlagen.
Mit dem Symbol 
können Sie das ausgewählte Arbeitszeitmodell direkt öffnen, um Änderungen daran vorzunehmen oder um es einfach nur anzuschauen.
Sie können hier ein Standard Urlaubsmodell für diese Abteilung hinterlegen. Bei der Neuanlage von Mitarbeitern wird dieses Modell dann automatisch vorgeschlagen.
Mit dem Symbol können Sie das ausgewählte Urlaubsmodell direkt öffnen, um Änderungen daran vorzunehmen oder um es einfach nur anzuschauen.
Soll diese Abteilung für das Planen im Schichtplaner angezeigt werden?
Abteilungen, die das ganze Jahr nach einem festen Wochenarbeitsplan (also mit einem "normalen" Arbeitszeitmodell) arbeiten, brauchen im Schichtplaner nicht mit angezeigt zu werden. Sie können diese Abteilungen dann dort ausblenden. So reduzieren Sie die Anzeige im Schichtplaner auf die tatsächlich benötigten Abteilungen.
Sollen nur einzelne Mitarbeiter dieser Abteilung nicht am Schichtplaner teilnehmen, können Sie diese Mitarbeiter auch gezielt einzeln von der Anzeige ausnehmen. Lernvideo
Soll diese Abteilung bei den Berechnungen für die Lohnliste mit angezeigt werden?
Abteilungen, in denen alle Mitarbeiter ein Festgehalt beziehen, brauchen in der Lohnliste eigentlich nicht berechnet und ausgegeben werden. Sie können diese Abteilungen dann dort ausblenden. So reduzieren Sie die Anzeige in der Lohnliste auf die tatsächlich benötigten Abteilungen und beschleunigen auch die Ausgabe der Liste, da nicht unnötig viel berechnet werden braucht.
Sollen nur einzelne Mitarbeiter dieser Abteilung nicht in der Lohnliste erscheinen, können Sie diese Mitarbeiter auch gezielt einzeln von der Anzeige ausnehmen.
In Akkordlohnberechnung anzeigen
Soll diese Abteilung bei den Berechnungen für die Akkordlöhne mit angezeigt werden?
Abteilungen, in denen alle Mitarbeiter ein Festgehalt beziehen, brauchen bei der Akkordlohnberechnung eigentlich nicht berechnet und ausgegeben werden. Sie können diese Abteilungen dann dort ausblenden. So reduzieren Sie die Anzeige in der Akkordlohnberechnung auf die tatsächlich benötigten Abteilungen und beschleunigen auch die Ausgabe der Liste, da nicht unnötig viel berechnet werden braucht.
Sollen nur einzelne Mitarbeiter dieser Abteilung nicht in der Akkordlohnberechnung erscheinen, können Sie diese Mitarbeiter auch gezielt einzeln von der Anzeige ausnehmen.
In Kunden Monatsübersicht anzeigen
Soll diese Abteilung bei der Auswertung "Verrechnung Kunden Monatsübersicht" mit angezeigt werden?
In einigen Auswertungen und Listen (Jahresübersicht Urlaubskarten, Schichtplaner) können alle zu der Abteilung gehörenden Mitarbeiternamen farbig hervorgehoben werden.
Wenn Sie dies möchten, aktivieren Sie für die gewünschten Abteilungen diese Einstellung und wählen die entsprechende Farbe durch einen Klick auf die bunte Schaltfläche aus.
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Hinweis: Eine evtl. bei einem Mitarbeiter hinterlegte Farbe übersteuert die Abteilungsfarbe! |
Soll diese Abteilung bei der Auswertung "Kapazitätsplanung" mit angezeigt werden?
In Steuerberaterliste anzeigen
Soll diese Abteilung in der "Steuerberaterliste" mit angezeigt werden?
Sie können für die einzelnen Wochentage eine Mindestbesetzung für diese Abteilung vorgeben.
Wird für einen Mitarbeiter in der Urlaubsverwaltung eine Abwesenheit eingetragen (z.B. Urlaub), wird überprüft, ob die Mindestanzahl der anwesenden Mitarbeiter in dieser Abteilung noch eingehalten wird.
Sie können so eine unbeabsichtigte "Unterbesetzung" einer Abteilung vermeiden. Beantragt ein Mitarbeiter in der Urlaubsverwaltung einen Urlaubstag, wird ebenfalls sofort auf Einhaltung der Mindestbesetzung geprüft, so dass auch der Mitarbeiter sofort die Information erhält, dass es evtl. mit seinem Urlaub nicht klappen wird.
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Hinweis: Wenn Sie grundsätzlich ohne Mindestbesetzungen arbeiten, geben Sie bitte immer eine "0" ein. Es wird dann beim Eintragen von Abwesenheiten in der Urlaubskarte keine Überprüfung durchgeführt und es brauchen keine "unnötigen" Überprüfungen (die Zeit kosten) durchgeführt werden. |
Sie können für die einzelnen Wochentage eine maximale Anzahl an gleichzeitig im Urlaub befindlichen Mitarbeiter für diese Abteilung vorgeben.
Wird für einen Mitarbeiter in der Urlaubsverwaltung Urlaub beantragt oder eingetragen, wird überprüft, ob die maximale Anzahl der gleichzeitig zu gewährenden Urlaubstage an den einzelnen Wochentagen in dieser Abteilung schon erreicht ist.
Sie können so vermeiden, dass zu viele Mitarbeiter einer Abteilung an einem Tag gleichzeitig Urlaub haben. Wenn es bei Ihnen die Regelungen gibt, dass niemals mehr als fünf Mitarbeiter gleichzeitig an einem Tag Urlaub haben dürfen, dann können Sie es hier hinterlegen. Beantragt ein Mitarbeiter in der Urlaubsverwaltung einen Urlaubstag, wird ebenfalls sofort auf Einhaltung der maximalen Urlaubstage geprüft, so dass auch der Mitarbeiter sofort die Information erhält, dass es evtl. mit seinem Urlaub nicht klappen wird.
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Hinweis: Wenn Sie grundsätzlich ohne maximale Abwesenheiten arbeiten, geben Sie bitte immer eine "0" ein. Es wird dann beim Eintragen von Urlaub in der Urlaubskarte keine Überprüfung durchgeführt und es brauchen keine "unnötigen" Überprüfungen (die Zeit kosten) durchgeführt werden. |
Über das Kontrollkästchen "Nur aktuelle Abteilungen anzeigen" können Sie auswählen, ob alle Abteilungen angezeigt werden sollen oder nur zurzeit aktive (die aktuellen) Abteilungen.
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Es werden nur die aktuellen Abteilungen angezeigt |
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Es werden alle jemals angelegten Abteilungen angezeigt |
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Stand: 30.09.2015 |
Aktuelle Seite https://www.Zeiterfassung-Software.de/handbuch/abteilung.htm
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