Monatsabschluss
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Diese Version von Time-Organizer wird nicht mehr weiterentwickelt! Seit Oktober 2015 gibt es eine komplett neu entwickelte Version vom Time-Organizer. Sofern Sie noch die "alte" Version (Version 15.xx oder älter) einsetzen, wenden Sie sich bitte an unseren Support um ein Update auf die aktuelle Version einzuspielen. In dieser veralteten Version sind keine Fehlerbereinigungen mehr möglich! Die Beschreibung der aktuellen Version können Sie sich hier anschauen. |
Dieser Programmpunkt wird am Monatsende (bzw. in den ersten Tagen des neuen Monats) benötigt oder wenn nachträglich in einem zurückliegendem Monat noch einmal manuelle Korrekturen an den Zeitbuchungen durchgeführt wurden.
Wann immer Sie nach dem Grund einer Ungereimtheit in den Zeitkonten suchen, sollten Sie zuvor die Zeitkonten neu berechnen. Nur so stellen Sie sicher, dass Sie mit den aktuellen Daten arbeiten. Sie können den Monatsabschluss problemlos beliebig oft durchführen.
Der Monatsabschluss rechnet einen Monat bezüglich des Vortrages für den nächsten Monat noch einmal neu durch.
Es erfolgt außerdem automatisch eine Überprüfung der Buchungen auf "Vollständigkeit". Sollte eine An- oder Abmeldezeit fehlen, erhalten Sie alle fehlenden Zeiten im Fehlerprotokoll Buchungszeiten angezeigt und können die notwendigen Korrekturen ohne großen Aufwand vornehmen. So ist sichergestellt, dass alle Buchungen des Monats korrekt sind.
Sollte eine Tagesbuchung komplett fehlen, erhalten Sie auch hierüber einen Hinweis in der Fehlerliste.
Der aktuelle Tag wird nur als Fehltag aufgelistet, wenn das Tagesdatum der letzte Tag des Monats ist. Ansonsten würden Mitarbeiter, die am Tag des Monatsabschluss noch nicht angemeldet sind, ebenfalls in dieser Liste erscheinen (Bsp: Am 1. des Monats wird um 9:00 Uhr der Monatsabschluss durchgeführt und Mitarbeiter X ist noch nicht angemeldet, da er erst später mit der Arbeit beginnt). Zum Monatsende (z.B. am 31.) können Sie so aber bereits nach Feierabend den Monatsabschluss durchführen, und erhalten eine korrekte Fehlerliste.
Zusätzlich wird für „fehlende" Tage die Sollarbeitszeit als Minusstunden eingetragen. Diese Funktion kann per Option ausgeschaltet werden.
Die Berechnung von "fehlenden" Tagen mit Minusstunden geschieht aus Sicherheitsgründen. Normalerweise muss für jeden Arbeitstag ein entsprechender Eintrag vorhanden sein. Dies ist entweder eine normale Buchung auf dem Zeitkonto oder eine genehmigte Abwesenheit (Urlaub, Krank etc.), die in der Urlaubskarte vermerkt ist. Um Manipulationen durch Mitarbeiter auszuschließen, werden die „Fehltage" mit Minus gerechnet. So wird ausgeschlossen, das sich Mitarbeiter durch eine Nichtanmeldung an einem Arbeitstag einen Stunden Vorteil verschaffen können (z.B. an Tagen, an denen der Mitarbeiter nur 5:00 Std. statt normalerweise 8:00 Std. arbeitet, um sich um die 3:00 Minusstunden zu "drücken", in der Hoffnung "das es keiner merkt")
Der Monatsabschluss kann für einzelne Mitarbeiter, alle Mitarbeiter oder bestimmte Abteilungen (Teams) durchgeführt werden.
Der Monatsabschluss (das Neuberechnen von Zeitkonten) ist immer dann notwendig, wenn einer der folgenden Gründe vorliegt:
•Ein Mitarbeiter erhält nachträglich ein anderes Arbeitszeitmodell
Damit die Plus-/Minusstunden nach dem neuen Arbeitszeitmodell berechnet werden können, müssen die Zeitkonten neu berechnet werden.
•Ein Tagesplan wird rückwirkend geändert
Damit die Plus-/Minusstunden für die in der Vergangenheit liegenden Tage korrekt nach dem nachträglich geänderten Tagesplan berechnet werden können, müssen die Zeitkonten neu berechnet werden.
•Ein Arbeitszeitmodell wird rückwirkend verändert
Damit die Änderungen am Arbeitszeitmodell berücksichtigt werden, müssen die Zeitkonten neu berechnet werden.
Dies gilt natürlich nur, wenn Sie Änderungen an einem Arbeitszeitmodell (oder einem datumsabhängigen Eintrag) vornehmen, dass bereits benutzt wird.
•Im zurückliegendem Monat wurden noch Korrekturen vorgenommen
In diesem Fall lassen Sie das Zeitkonto des entsprechenden Mitarbeiters für den entsprechenden Monat neu berechnen, damit der Vortrag für die Folgemonate korrigiert werden kann.
•In der Urlaubskarte werden in einem zurückliegendem Monat noch Korrekturen vorgenommen
In diesem Fall lassen Sie das Zeitkonto des entsprechenden Mitarbeiters für den entsprechenden Monat neu berechnen, damit die entsprechenden Tage neu berechnet werden und der Vortrag für die Folgemonate korrigiert werden kann.
•Im Schichtplaner nachträglich andere Schichten (Tagespläne) zugeordnet wurden
Damit die Plus-/Minusstunden für die in der Vergangenheit liegenden Tage korrekt nach dem nachträglich zugewiesenen Tagesplan berechnet werden können, müssen die Zeitkonten neu berechnet werden.
Es können nur Mitarbeiter bearbeitet werden, die am aktuellen Tag an der Zeiterfassung teilnehmen.
Für die Berechnung von zurückliegenden Tagen werden die Werte aus dem Arbeitszeitmodell des jeweiligen Tages herangezogen.
Dies hört sich recht kompliziert an, ist es aber nicht. Normalerweise werden Sie nur zu Anfang eines jeden Monats den Monatsabschluss für den Vormonat durchführen. Hieran erinnert Sie Time-Organizer aber automatisch (sofern Sie über Rechte "3" für "Monatsabschluss" verfügen).
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Stand: 30.09.2015 |
Aktuelle Seite https://www.Zeiterfassung-Software.de/handbuch/monatsabschluss.htm
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